Zeit managen?


Zeit managen- Geht das überhaupt? Dazu eine kleine Geschichte aus den Tiefen meiner schlimmsten Vorkommnisse als Referentin. Ein zwei Tage vor einem Seminartermin findet meine finale Vorbereitung für ein Seminar statt. Ich ordne meine Unterlagen, Materialien etc. und lege mir Anschrift und Kontaktdaten der Kita zurecht. Okay, Anschrift, sagen wir mal Blumenstr. Nr.XX. Also alles ins Navi, Zeit eingeplant (ich plane immer positiv: Parkplätze stehen natürlich ausreichende, direkt vor der Tür zur Verfügung, es gibt keinen Stau und die Sonne scheint). Am nächsten Morgen fahre ich zeitig los, um zur verabredeten Zeit in der Kita zu sein und ausreichend Zeit zum Kennenlernen und Vorbereiten zu haben. Ich bin super früh da, finde einen Parkplatz…alles prima! NUR… an dieser Anschrift gibt es keine KiTa??? Erstmal ruhig bleiben, das leichte Panikgefühl beiseiteschieben- es wird sicher eine gute Begründung geben (Hausnummer falsch oder so). Ich rufe also in der Einrichtung an und muss zu meinem großen Entsetzen feststellen, dass es in der Stadt, in der ich mich befinde, ZWEI Blumenstraßen gibt! Die richtige Adresse ist natürlich, am anderen Ende der Stadt, dort gibt es, weil jetzt schon zu spät, keinen Parkplatz mehr, der Berufsverkehr war voll auf Touren… Ihr könnt Euch sicher vorstellen wie entspannt mein Tag angefangen hat und wie ich in der Kita ankam. Wie schön, wenn dann ein Kita Team vor einem sitzt und erst einmal einen Kaffee anbietet- ich habe die besten Teilnehmer der Welt! Ich sage nicht, dass ich nie wieder zu spät gekommen bin, aber ich gebe jetzt die POSTLEITZAHL ins Navi ein.

Die Moral von der Geschichte … Was nützt es früher an einem Ziel zu sein, wenn es das falsche Ziel ist?


Was ist der Wert deiner Zeit?

Zeitmanagement hat weniger mit dem Managen von Zeit, sondern mit einer guten Selbstorganisation zu tun. Sich seiner Ziele bewusst zu sein und die richtigen Prioritäten zusetzen schafft ungemeinen Freiraum und einen Focus auf die wirklich wichtigen Dinge.


Stell dir folgende Fragen:

  • Beherrscht du deine Zeit und Aufgaben oder beherrschen sie dich?

  • Handelst du eher tätigkeitsorientiert oder zielorientiert?

  • Fühlst du dich eher fremdbestimmt oder selbstbestimmt?

  • Welchen Wert hat deine Zeit?

Ich kann mich noch sehr gut an meine erste Zeit als KiTa Leitung erinnern. Ich hatte am Ende eines Tages eher das Gefühl als Feuerwehrfrau unterwegs gewesen zu sein, dafür stand meine meterlange To Do Liste in Flammen. Feuerwehrfrau sein ist toll, nur leider geht in der Zeit niemand ins Büro und macht das mal eben schnell.


Hier ein Tipp:

  • Mache dir zunächst Gedanken darüber, welche Ziele du verfolgen möchtest und wie du sie erreichen möchtest.

  • Stelle eine Liste mit max. fünf Hauptaufgaben (komprimieren) zusammen, die zur Erfüllung deiner Stellenbeschreibung wichtig sind.

  • Jetzt lege die Maßnahmen für die Erfüllung deiner Aufgaben fest.

  • Füge Aufgabenbereiche zusammen und plane, mit ausreichend Puffer, konkret Zeiten dafür ein.

  • Verschaffe dir ein Bild darüber, wann du und dein Haus am besten zu diesen Aufgaben passen.

  • Eleminiere "Zeitfresser"

"Zeitfresser" eleminieren - eine Methode


Zeitfresser- sie lauern überall. Wie du sie klein bekommst?


Mache sie dir bewusst und schreibe in eine Tabelle:

· Sachliche Störfaktoren (z.B. Besprechungen, Telefonate…)

· ICH Störfaktoren: (z.B. Handy, keine Lust, Ablenkungen…)

· Dritte Störfaktoren: (z.B. Kolleg*Innen die hereinschneien, Eltern die Anliegen haben…)

Analysiere genau: Was sind meine "Zeitfresser" und was du konkret gegen sie unternehmen kannst (z.B. feste Elterngesprächstermine einführen). Welche "Zeitfresser" magst du aber auch? Die dürfen bleiben, nur plane sie ein.


"Lust statt Frust - eine Methode"


Wozu hast du eigentlich Lust und was frustet dich eher?

  • Mache dir deine Hautaufgabenfelder zum Erfüllen deiner Stellenbeschreibung bewusst und schreibe sie auf.

  • Jetzt überlege dir für jeden Bereich, was macht mir in diesem Bereich Freude und was frustriert mich?

  • Mit Blick auf diese Lust-Frust-Bilanz kannst du nun Methoden für dich erarbeiten, wie du die Dinge, Aufgaben… die dir nicht so viel Freude machen, einmal aus einer anderen Perspektive betrachten kannst. Finde Zugänge und Methoden für dich.

  • Schreibe eine "Not To Do - Liste"! Dinge die Du auf keinen Fall mehr tun möchtest!

Tipp: Du musst nicht alles allein erledigen. Es gibt sicher Mitarbeiter*innen die genau hier ihre Stärken haben, wo du eher Frust verspürst.



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