Hatten wir das nicht alles schon einmal besprochen?- Wie Teambesprechungen wieder Spaß machen und wirklich weiterbringen

Vielleicht kennst Du das: „Heute ist Teamsitzung, ich habe überhaupt keine Lust.“, Haben wir eigentlich etwas zu besprechen? Ich frage mal, ob wir sie nicht ausfallen lassen können – Überstunden haben wir ja alle genug.“ Warum soll ich meine Zeit dafür investieren? Es fehlen doch so viele Kolleg*innen, lass uns das heute lieber ausfallen.“…

Obwohl wir uns fast ausnahmslos darüber einig sind, dass kollegialer Austausch und Absprachen für unsere tägliche Praxis elementar wichtig sind, fühlen sich viele Teammitglieder nicht eingeladen, aktiv daran teilzuhaben und kommen eher als Konsumenten in die Dienstbesprechung.

In meinen Seminaren und Coachings wird immer wieder deutlich, und das wird auch so

kommuniziert, dass Zeit zum (fachlichen) Austausch und die Auseinandersetzung mit neuen Themen oft fehlt, trotzdem hält sich die Begeisterung, in Grenzen.    

Die Teamsitzung ist unser wichtigstes Gremium, um miteinander in den fachlichen Austausch zu kommen, zu planen und zu reflektieren. Aber sie kann noch viel mehr! Sie ist auch der Ort, wo Ihr Euch, in Eurer Vielfalt, immer besser kennenlernt und Kommunikation, Feedback, Problem- und Bewältigungsstrategien, Konflikt- und Fehlerkultur … miteinander etabliert. Es geht also nicht „nur“ um die Prozesse, die Ihr hier plant, gestaltet und reflektiert, sondern auch um die Stärkung Eures Teams und Eure Teamkultur.

Außer an Team- oder Konzeptionstagen, ist das die einzige Möglichkeit, um wirklich miteinander ins (fachliche) Gespräch zu kommen.

Trotzdem höre ich oft von Team, dass Teamsitzung ausfallen, in zu seltenen oder unregelmäßigen Zyklen stattfinden oder schlicht und ergreifend zu wenig Zeit für alle Themen ist.

Die Konsequenz ist häufig, dass viele Fachkräfte, erschlagen sind von der Fülle an Themen, unzufrieden sind mit der Möglichkeit in die Tiefe zu gehen z.B. bei Fallbesprechungen oder Berichten aus Fortbildungen, an denen Kolleg*innen teilgenommen haben oder auch einfach mal über etwas genauer nachzudenken.

Die „wichtigen“ Dinge wie z.B. Konflikte oder der „Elefant im Raum“ kommen kaum zur Sprache, weil Planung und Organisatorisches einfach immer zu viel Raum einnehmen. Viele Teammitglieder erzählen mir, dass sie keinen Sinn in den Besprechungen sehen, weil viel besprochen wird, aber wenig umgesetzt wird oder die eigenen Themen und Meinungen untergehen. So wird dieses wichtige Gremium oft als Belastung (manchmal sogar verlorene Zeit) empfunden, das dann eher lustlos über die Bühne gebracht wird.

Aus all diesen Gründen, weil mir, als Erzieherin und Kita-Leitung die Bedeutung der Teambesprechungen so einleuchtend und wichtig ist und weil ich als Referentin und Coach Euch hier unterstützen möchte, habe ich das Thema „So geht Team -Endlich richtig gute Teamsitzungen gestalten“ in meine Kursreihe „Mission WIR“ aufgenommen.

In jedem Team gibt es Kolleg*innen, die mehr und viel erzählen und andere kommen seltener aus sich raus und fühlen sich daher nicht richtig beteiligt. Klar, jeder hat die Chance, sein Thema in der Dienstbesprechen anzusprechen und seine Meinung zu äußern, aber ein Team besteht nun mal aus verschiedenen Typen und nicht jede*r ist für die „große Bühne“ gemacht.

Klare und gemeinsam definierte „Spielregeln“ unterstützen Euch dabei, allen den Raum zu bekommen, den sie benötigen, um sich zu beteiligen.

Um mehr Beteiligung im Team zu erziehen, ist es hilfreich, einmal nachzufragen, wie sich die einzelnen Teammitglieder die "perfekte" Team- Sitzung vorstellen und was sie brauchen, um sich hier gut zu beteiligen.

Verschiedene Methoden, die die Vielfalt des Teams abbilden und unterschiedliche Zugänge ermöglich, bringt das Potentials Eures Teams besser zur Geltung.

Hier einige unterstützende Fragen zur Reflexion:

·       Was brauche ich, um mich gut in der DB zu beteiligen?

·       Was verhindert, dass ich mich beteiligen kann?

·       Wann sind unsere Teamsitzungen richtig gut?

·       Konsumieren wir eher in unser DB, oder beteiligen sich alle aktiv?

·       Was sind unsere Gelingens- Faktoren, für gute Teamsitzungen?

·       Wie können wir das standardisiert auf unsere Teamsitzungen übertragen?

Damit Eure Teamsitzung Spaß machen und sie wirklich effektiv für Euch nutzen könnt, habe ich mir ein paar Gedanken gemacht, die ich hier gerne mit Euch teilen möchte.

Vorneweg… damit die Teamsitzung, Dienstbesprechung (DB), Konferenz, Teammeeting… überhaupt richtig stattfinden kann, müssen auf der Strukturebene einige wichtige Dinge geklärt und gut geplant sein. Finden die Teamsitzungen in einem zu weiten Abstand statt, ist es schwerer immer wieder neu anzukoppeln und etwas zu entwickeln.

Mehr dazu könnt Ihr in meiner Fortbildung „Warum immer ich? – Dienstplangestaltung in der Kita“ erfahren.

Es ist wichtig dabei zu sein!

Wenn diese Haltung in Eurem Team vorherrscht, kann Eure Teamsitzung nur gut werden!

Um diese Haltung zu gewinnen, muss das natürlich auch den Tatsachen entsprechen. Die Haltung der Kita- Leitung zu diesem Thema, ist hier von besonderer Bedeutung.

Wenn es nicht so wichtig ist, was in der DB besprochen wurde, ich mir die Infos auf dem „Flurfunk“ auch noch einholen kann, mir beim nächsten Meeting sowieso alles noch einmal erklärt wird und ich die Entscheidungen des Teams dann auch noch wieder umwerfen kann, oder nichts von dem Besprochenen umgesetzt wird…, warum soll ich dann aktiv teilnehmen?

Wenn alles „nur“ auf der „Sprachspur“ transportiert wird und mich die meisten Dinge, die besprochen werden (Termine in der Krippe, Ausflugstermine der Vorschulkinder, Einzelthemen aus anderen Gruppen usw.) kaum oder überhaupt nicht betreffen, warum ist das für mich wichtig?

Wenn ich müde und zermürbt aus der DB komme, viel geredet aber nichts entschieden wurde, es keinen Plan zur Umsetzung gibt, …

Was muss Eure Teamsitzung können? Sie muss wichtig sein!

Stell Euch einmal folgende Fragen:

• Welche Themen besprechen wir in unserer Teamsitzung?

• Müssen immer alle Themen in jede Teamsitzung?

• Werden bedeutsame Themen besprochen? Also Themen, die Euren täglichen Alltag, Stolpersteine, Beschwerden etc. betreffen.

• Werden „Fehler“ und Probleme offen angesprochen und daraus Sinnvolles und Lösungen abgeleitet und geplant?

• Müssen oder können immer alle an jeder Teamsitzung teilnehmen?

• Wie organisieren wir den Informationstransfer und die Möglichkeiten der Beteiligung?

• Stellen wir sicher, dass verschiedene Kommunikations- und Lerntypen angesprochen und beteiligt werden?

• Wie stellen wir sicher, dass das Besprochene auch umgesetzt wird?

• Plant Ihr die Reflexion und Weiterarbeit ein?

• Welches Setting haben Eure Teamsitzungen? Wird auf Pünktlichkeit geachtet? Wie wird mit dem Handy umgegangen? Wird nebenbei gegessen?

• Welche Kommunikationsregeln gibt es bei Euch?

Hier ein paar Gedanken und (Lösungs-) Ansätze zu diesen Fragen:

Entscheidet welche Themen unbedingt in die DB gehören, also mit allen Teammitgliedern besprochen werden müssen.

Welche Themen sind ggf. nur für bestimmte Gruppen in Eurer Kita von Bedeutung? Dann sollten diese Themen auch in den dementsprechenden Gremien besprochen (je nach päd. Konzept: Kleinteams, VS-Gruppe, Krippengruppe, AG´S, Jahrgangsverantwortliche…) werden. Die Ergebnisse, Termine o. Ä. können an einem zentralen Ort, für alle, transparent gemacht werden. So könnt Ihr auch mit dem Stunden- Kontingent von Teilzeitkräften (vor allem mit sehr wenigen Wochenstunden) besser hantieren.

Trennt Organisatorische Teamsitzungen, in denen hauptsächlich Informationen weitergegeben werden usw., von pädagogischen Themen wie z.B. Konzeptionsarbeit, Fallbesprechungen etc. Dies kann z.B. im Wechsel stattfinden.

Sie muss gut geplant sein!

Die Planung und Durchführung der Teamsitzung ist nicht „nur“ Aufgabe der Kita- Leitung. Dafür sind alle Teammitglieder verantwortlich.

Verschiedene Rollen:

• Moderator*in (auf die Rolle der Moderation und dementsprechende Moderations-Techniken gehe ich gezielt in meinem Kurs aus der Reihe "Mission WIR": „So geht Team -Endlich richtig gute Teamsitzungen gestalten“

• Zeit- Wächter*in

• „Wadenbeißer*in“ (diese Bezeichnung habe ich von einem Team übernommen😉)

• Protokoll- Schreiber*in

Entscheidet welche Form des Protokolls für Euch oder die DB am besten geeignet ist. Oft wird eine Zwischenform von Verlaufs- und Ergebnisprotokoll geführt. So kann jemand der nicht bei der Teamsitzung dabei war, den Verlauf etwas nachvollziehen (ggf. bei seinem Paten nachfragen), aber auch die Ergebnisse und Fakten eindeutig nachlesen.

Hierfür eignet z.B. sich die „Die Fünf W-Fragen - Methode“ (diese und viele andere Methoden stelle ich Euch in meinem Kurs aus der Reihe "Mission WIR": „So geht Team -Endlich richtig gute Teamsitzungen gestalten“) vor.

Sie muss vielseitig und kreativ sein und Spaß machen!

„Jeder für sich einzigartig, ZUSAMMEN unschlagbar!“

Euer Team ist EINZIGARTIG und VIELSEITIG. Diese Vielfalt zu nutzen, macht Teams stark. Sicher, es ist nicht immer leicht, die Stimmen ALLER (vor allem deren, die meine Ansichten nicht teilen😉) anzuhören und mit einzubeziehen. Jedoch gerade das macht Euch so unverwechselbar und stark. Vielfältige Sichtweisen und Lösungsansätze machen Euch als Team resilient und damit handlungsfähig.  

Diese Vielfalt sollte auch Eure Teamsitzung abbilden. Achtet auf verschiedene Methoden, die die unterschiedlichen Kommunikations- und Lerntypen, aber auch Generationen ansprechen. Ein gut gefüllter Methodenkoffer ist elementar wichtig, um alle in der DB mitzunehmen und den größten Erfolg daraus zu ziehen.

Immer alles „nur“ besprechen, spricht nicht immer alle an und ist nach einem langen Kita- Tag schnell ermüdend, wenig nachhaltig und effektiv.

Besonders einfach und schnell umzusetzen, sind verschiedene Postkarten oder thematische Karten- Sets, die Euch dabei unterstützen, schneller in die Prozesse und ins Gespräch zu kommen.

In meinem Kurs aus der Reihe „Mission WIR - So geht Team -Endlich richtig gute Teamsitzungen gestalten“ stelle ich Euch viele einfach umzusetzende „Kleine Methoden“ mit großer Wirkung zu verschiedenen Anlässen vor und Ihr könnt sie ausprobieren und schauen, welche Methoden zu Euch am besten passen.

Wie Ihr mit Störungen im Team oder Teammitgliedern (z.B. Vielerzähler*innen, Reinreder*innen, Mecker*innen…) umgeht erfahrt Ihr auch in meinem Kurs „So geht Team -Endlich richtig gute Teamsitzungen gestalten“

Bringt Bewegung in Eure Teamsitzung! Zu vielen Themen bieten sich zur Inspiration für die eigene Praxis „kleine Exkursionen“ wie Hospitationen, Ausstellungen, Messen etc. an. Geht einfach mal raus und schaut, welche Möglichkeiten Euch Euer Umfeld dazu bietet.

„Nur“ mal die Location zu verändern, bringt neue Impulse

und Motivation!

Denken funktioniert in Bewegung am besten! Geht gemeinsam eine Runde spazieren, macht ein Picknick… Mit einer feststehenden Agenda, oder passenden (Beobachtungs-) Aufgabenstellungen/Fragen eröffnet Euch das neue Möglichkeiten und … macht Spaß!

Gerade, wenn Ihr an einem Problem festhängt, kann es helfen einfach einmal rauszugehen, den Kopf etwas freizubekommen, einen kurzen (Gesprächs-) Spaziergang mit einer Kollegin oder Kollegen zu machen oder auch zu vertagen, um nach einmal über das Thema nachzudenken.

Bei komplexeren Themen ist das sowieso eine gute Methode: Sprecht das Thema an, sammelt Ideen bis zur kommenden DB (gerne transparent z.B. an einer sprechenden Wand) und trefft die Entscheidung dann erst in der nächsten Sitzung. So schafft Ihr mehr Nachhaltigkeit und Zustimmung.

Besonders WICHTIG: LACHEN ist UNBEDINGT ERWÜNSCHT!

Wählt einen guten Ort für Euch 

Der Raum ist nicht nur der dritte Erzieher*in. Er ist auch ein wichtiger Gesprächspartner*in!

Schaut Euch mal das Setting Eurer Teambesprechung an. Fühlt Ihr Euch hier wohl? Habt Ihr alles, was Ihr für ein gutes Gespräch und Planung braucht? Ist der Raum unterstützend oder lässt er Euch an Flucht denken? Habt Ihr gutes Arbeits- Material (z.B. Moderationsmaterial, Flipchart…) Habt Ihr an Euch gedacht (Getränke, Obst, frische Luft…)?

Sie muss ritualisiert sein

Klar, der Zeitpunkt Eurer Meetings befindet sich an festgelegten Tagen in der Woche/Monat. Für eine gute Atmosphäre und Energie ist es jedoch wichtig, dass Ihr stärkende Rituale für Euch schafft. Dies schafft Sicherheit und damit Raum für Kreativität.

Spielregeln sind hier besonders wichtig. Ich kann nicht immer von mir ausgehen, was z.B. den Umgang mit Handy oder Störungen, Pünktlichkeit etc. angeht. Um Regeln einzuhalten, müssen sie für alle klar sein. Das gilt genauso für Eure Kommunikationsregeln.

Checkt erst einmal in Eure DB ein. Um einen klaren Start, die richtige Energie und Aufmerksamkeit zu haben, ist das enorm wichtig. Ihr kommt alle aus verschiedenen Situationen mit unterschiedlichen Gedanken etc. in Eure Sitzung, also findet einen gemeinsamen Focus.

Durch eine gute Vorbereitung der Sitzung s.o., sind alle Teammitglieder thematisch vorbereitet. Schafft auch etwas Zeit (ca. 10 – 15 Minuten), um Euch auch individuell vorzubereiten (Unterlagen, Kalender, Tee oder Kaffee, Bio-Pause…). Zum Einchecken eignen sich Methoden wie z.B. Karten-Sets, Befindlichkeitsrunden, der „Innere Wetterbericht“ o.Ä.

Rituale, wie z.B. das „Glücksglas“, die „Ressourcen- Dusche“ u.v.m. stärken Eure Gemeinschaft, Resilienz und Handlungsfähigkeit.

Checkt aus! Strebt nicht einfach auseinander, sondern findet noch einmal einen gemeinsamen Abschluss.

Auf die Struktur einer „guten Teamsitzung“ gehe ich auch in meinem Kurs „So geht Team -Endlich richtig gute Teamsitzungen gestalten“ ein.

Jetzt denkst Du vielleicht, gerade als Führungskraft, - Wie soll ich denn das alles schaffen? Frisst uns das nicht zu viel Zeit? Das ist nichts für mein Team!?

Dann kann ich nur sagen, JA, es braucht etwas Zeit. Wenn Du/Ihr aber etwas Zeit in eine gute Struktur Eurer Teambesprechungen investiert (aber auch in andere Gremien bringt), dann fluppt es und Ihr verbraucht im Endeffekt weniger Ressourcen und seid zufriedener, habt mehr Spaß und trefft nachhaltige Entscheidungen.

Und Ja, manchmal braucht es etwas "Übung", vielleicht sogar Überwindung mit kreativen Methoden zu arbeiten. Bleibt dran, es lohnt sich!

Habt Ihr Fragen? Dann meldet Euch gerne bei mir!

Ich hoffe, ich konnte Euch wertvolle Impulse geben. Probiert einfach mal etwas Neues aus, oder klopft Euch auf die Schulter, wenn Ihr Einiges schon umsetzt.

Ich freue mich auf Eure Erfahrungen, Kommentare und Feedback.

Eure Peggy